Explicación paso a paso
Identifica primero cómo se denomina el documento y qué asiento certifica.
Lee el encabezado completo, la oficina emisora, la modalidad del certificado, el hecho indicado en la inscripción, el número de páginas y cualquier pie o bloque de validación. Una certificación literal, un extracto, un formulario de solicitud y una consulta informativa de datos no son objetos intercambiables por el mero hecho de mencionar el Registro Civil. Registra el texto visible antes de elegir equivalentes en inglés. Si falta el título o un borde de página, solicita un escaneo completo en lugar de deducir la modalidad a partir de un término conocido.
Ejemplo ficticio original: «CERTIFICACIÓN LITERAL DE INSCRIPCIÓN DE NACIMIENTO / N.º asiento: FIC-2048» puede traducirse como «Full Certificate of Birth Registration / Entry No.: FIC-2048» cuando el glosario aprobado del proyecto usa full certificate y entry. El identificador ficticio no cambia y la primera mención puede conservar «certificación literal» entre paréntesis cuando facilite la comparación.
01
Registra el título, el emisor y el conjunto completo de páginas.
Haz un inventario de todas las páginas y caras con contenido, incluidas continuaciones, contenido marginal, sellos, bloques de firma y texto de validación electrónica. Registra la oficina o dirección exacta del Registro Civil que aparece sin sustituirla silenciosamente por un nombre de oficina más conocido.
Ejemplo ficticio original: la página 1 indica «Oficina General del Registro Civil de Puerto Claro» y la página 2 contiene la firma y la dirección de validación. Las dos páginas ficticias se mantienen en un solo conjunto de traducción.
02
Clasifica la modalidad del certificado original sin elegirla por el cliente.
Conserva si el original dice certificación literal, en extracto, plurilingüe, multilingüe u otra etiqueta. Estas palabras describen la modalidad fuente recibida o solicitada. Por sí solas no establecen que la traducción al inglés esté certificada, sea completa para una presentación concreta o resulte aceptable para un receptor.
Ejemplo ficticio original: un encabezado dice «EXTRACTO DE INSCRIPCIÓN DE MATRIMONIO». La cotización registra un extracto de inscripción de matrimonio; no cambia la modalidad a certificado literal ni aconseja que un extracto sea suficiente.
03
Distingue el registro, el asiento y el certificado expedido.
Registro Civil puede designar la institución o el sistema; registro individual, el registro individual vinculado a la persona; asiento es el término general para los asientos del Registro Civil; inscripción es una de las clases de asiento previstas por la ley; y certificación o certificado designan el documento expedido que certifica contenido registral. Usa términos ingleses distintos cuando el original español mantenga esos conceptos separados.
Ejemplo ficticio original: «Asientos que se certifican: inscripción principal de nacimiento» se traduce como «Entries certified: principal birth registration», manteniendo separada la acción del certificado respecto del asiento ficticio subyacente.
04
Conserva las etiquetas y valores de identidad.
Traduce etiquetas como inscrito/a, nombre, primer apellido y segundo apellido conservando el valor, orden, acentos, espacios y límites de campo visibles en el original. No deduzcas filiación, no dividas un nombre completo sin etiquetas ni conviertas un código registral en número de documento de identidad.
Ejemplo ficticio original: «Inscrita: Inés del Mar / Primer apellido: Soler / Segundo apellido: Vidal» se traduce como «Registered person: Inés del Mar / First surname: Soler / Second surname: Vidal»; no se cambia el orden de ningún elemento del nombre.
05
Mantén trazables las referencias registrales del formato papel.
Tomo, libro, folio y página pueden funcionar como localizadores en documentos antiguos basados en libros, pero su combinación exacta varía según el documento y la oficina. Traduce de forma coherente la etiqueta impresa, conserva cada valor junto a su etiqueta y respeta su ubicación, y no combines referencias separadas para crear un número de expediente o certificado inexistente.
Ejemplo ficticio original: «Tomo 42 / Página 187 / Libro B» se traduce como «Volume 42 / Page 187 / Book B». Las etiquetas ficticias permanecen separadas aunque el formulario receptor solo ofrezca una casilla de referencia.
06
Traduce el contenido marginal y de validación como elementos visibles.
Las notas marginales, anotaciones registrales, etiquetas de firma, etiquetas de Código Seguro de Verificación y direcciones de validación forman parte del inventario documental. Traduce las etiquetas y el texto legibles, conserva códigos y URL y marca con honestidad lo ilegible. Mantén separada una nota marginal antigua de una anotación registral cuando el original las distinga, y no decidas sus efectos jurídicos ni afirmes que el traductor ha autenticado un código.
Ejemplo ficticio original: una nota lateral dice «Nota marginal — referencia FIC-M7» y el pie indica «Código Seguro de Verificación: FIC-CSV-91». La traducción reproduce ambas etiquetas y códigos ficticios sin declarar sus efectos ni validez.
07
Realiza control bilingüe y cotiza según el documento real.
Compara el original completo en español con el borrador completo en inglés para revisar títulos, nombres, fechas, relaciones registrales, localizadores, notas, sellos, firmas y códigos. Después cotiza por separado el tipo de documento, cantidad de páginas y caras, legibilidad, formato, consulta sobre certificación, receptor y plazo. La revisión terminológica no sustituye una página faltante ni la comprobación de requisitos del receptor.
Ejemplo ficticio original: un certificado de defunción de dos páginas contiene la inscripción principal en la página 1 y una nota posterior visible en la página 2. La cotización incluye dos páginas y la revisión de la nota en lugar de considerar solo el título de la primera página.